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社員旅行の幹事のためのチェックリスト!おさえておくポイントとは?

   

社員旅行の幹事になるとやることがたくさん。
飲み会の幹事とちがって、決めることがいろいろあるので大変ですよね…

私も企業務めしていたころに社員旅行の幹事をしたことがあります。
休憩時間はもちろん、仕事の合間にも社員旅行の打ち合わせをしたり、手配や手続きをしたりと、とても大変でした(汗)

結果としてはトラブルもなく、参加者もよろこんでくれて社員旅行は大成功!
だったのですが、段取りが大変だったので「もうちょっとうまくやれたらラクだったのにな…」と幹事的には悔いが残りました(TT)

そんな自分の経験をもとに今回は、

  • 社員旅行の幹事が最初にやること
  • 幹事のためのチェックリスト
  • 社員旅行を成功させるコツ
  • 伝説のしくじり幹事から学ぶこと

についてまとめました!
社員旅行の幹事初心者はぜひ読んでみてくださいね☆

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社員旅行の幹事、最初にやるべきこと!

社員旅行の幹事になって最初にやるべきことは、
去年の社員旅行の幹事や、過去に幹事を経験したことがある人への情報収集
です。

はじめて社員旅行の幹事をする人にとって、過去の経験者の話しはどんな資料よりも役立ちます

  • 社員旅行はどこに行ったのか
  • 社員旅行の全体の流れはどうやって決めたのか
  • どこの旅行会社を利用したか
  • その際のサービスはどうだったか
  • 実際にかかった費用はどれくらいだったか
  • 宴会の進行はどんな感じだったか

などなど、旅行会社の決め方からお金の話、宴会に関する話まで広く聞くことができます。
去年の幹事には最新の情報として必ず聞くとして、経験者には何人か聞いておきたいところです。

ほかにも、

  • 「○○部長は温泉好きだから、温泉のあるところだとよろこぶ」
  • 「○○取締役はお肉が食べられない

などの基本的な情報から、

  • 「○○さんは社員旅行だとハジけちゃうから、お酒を飲ませすぎないように
  • 「宴会でカラオケがないと社長の機嫌が悪くなる

など、社員旅行ならではの社員に関する情報もとても大切です。

この情報をふまえて、

  • 宿泊するホテルや旅館を考慮したり
  • 食事を手配したり
  • カラオケがあるかを調べたり

しましょう☆

社員旅行の幹事必見!チェックリストをご紹介

前の章では、幹事経験者からの情報収集をする大切さをお伝えしました。
集まった情報を元に、いざ「幹事をがんばるぞ!」…と思っても、やることがいっぱい。
何からはじめていいのか混乱してしまいますよね(汗)

そんなときのために「今、何をすべきか」ということを時系列でチェックリストにしてまとめました。
ぜひ参考にしてみてくださいね♪

社員旅行の3~4ヶ月前

  • 過去の社員旅行の幹事経験者への情報収集
  • 社内アンケートをとる
  • 社内アンケートを参考にして、日時や行き先、観光場所、やることなどを決める
  • 旅行先についての情報収集をする

社員旅行の2~3ヶ月前

社外への手配

  • 旅行会社数社に問い合わせ、旅行の大枠を伝えて見積もりを出してもらう
  • 見積もりと予算を照らし合わせて、旅行会社を決定する
  • 旅行会社に依頼する
  • 旅行会社と詳細を打ち合わせ
  • 旅行代金の支払いをする
  • 現地でゴルフなどをする人たちの施設予約をする

社内での手配

  • 上司や総務に旅行の決定を報告する
  • ホテルや旅館での部屋割りを決める
  • 宴会の流れを決める
  • 宴会で出し物などをするときは、やってくれる人に依頼する

社員旅行の1ヶ月前

  • 参加者の再確認をする
  • 旅行のしおりを作成して、参加者に配布する

社員旅行の1~2週間前

  • 宴会で出し物をする人への様子うかがいや進捗の確認をする
  • 宴会でビンゴやゲームなどをする場合は、景品やゲームグッズの調達をすませる

社員旅行の前日

  • 手伝ってくれる人を含めて、最終ミーティングをする
  • バスや電車内で飲むお酒やおつまみを買う

社員旅行の当日

  • 集合時間の30分前には集合場所についておく
  • バスの運転手やガイドさんにあいさつ
  • 急な欠席者が出た場合は、すぐにガイドさんは報告する
    いない場合はお店や宿泊先に連絡する

こうしてみると、

  • 社員旅行の2~3ヶ月前がいちばん忙しい

といった感じになっていますよね。

ここが正念場です!!
本業の仕事も上手に調整して、がんばって乗り切りましょう!

誰かに宴会で出し物をお願いするときは、依頼して投げっぱなしにするのではなく、旅行の2週間くらい前に「どんな感じ?」「問題なさそう?」と様子をうかがってみると、なおグッドです!

この章でご紹介したチェックリストの項目はどれも大切なものばかりですが、その中でも特に重要なポイントについて次の章で個別にご説明したいと思います。

社員旅行を成功させるポイント!

前の章では、幹事のためのチェックリストをご紹介しました。
社員旅行の幹事をするからには、しっかりと段取りをして参加者みんなに満足してもらえる旅行にしたいですよね(^^)

先ほどのチェックリストの中に、

  • 社内アンケートをとる
  • 旅行会社に依頼する

という項目がありましたが、この2つはとっても重要なポイントになります。

このポイントをおさえておくと、旅行参加者みんながよろこんで、幹事も大満足な旅行にすることができます☆
なぜこの2つが重要なのか、具体的にご説明しますね。

社内アンケートをとる

できるだけ社員の希望にそった旅行にするためには、この社内アンケートが大事です。

大人数での旅行なので全部希望どおりというのは無理ですが、少しでもアンケートの意見が反映されていると「ちゃんと希望を聞いてもらえた♪」とうれしくなりますよね。

社内アンケートは、次の内容をおさえましょう。

  • 社内旅行の参加、不参加
  • 行き先の希望
  • この旅行で何を重視したいか

社内旅行の参加、不参加」については参加人数を知るために大切な項目です。
幹事的にはしっかりと聞いておきたいところです。

行き先の希望」もしっかり聞きましょう。
行き先の決め方はいろいろありますが、基本的には幹事におまかせという会社が多いはず。

社内アンケートを参考にしつつ、

  • 近年に行ったことのない場所
  • 行きたいという人が多い場所

という点をふまえて決めましょうね!

「この旅行で何を重視したいか」は、旅行の詳細を決めるのに重要です。
社員の希望を反映させやすい項目でもあります。

  • 観光を充実させてほしい
  • 温泉に入りたい
  • 名産品は絶対に食べたい
  • 宴会は飲み放題がいい
  • ゴルフがしたい

など、社内アンケートの希望をできる限り反映しましょう!

旅行会社に依頼する

一般的には、社員旅行の手配は旅行会社に任せる、という場合が多いですよね。

旅行会社に任せると、

  • 宿泊先の手配
  • 交通手段の確保
  • 観光名所への案内
  • 団体保険の加入

などすべてをやってくれるので幹事も大助かりです (^^)

たまに幹事個人で社員旅行のすべてを手配するという人もいます。
が、仕事をしながら個人で団体の旅行を手配するというのは、かなりの負担になるのでおすすめしません。

ただでさえ幹事は他にもやることがいっぱいあります。
それに旅行の手配が加わると、あっという間にキャパオーバーになることも…

以前私が社員旅行の幹事をしたとき、「旅行会社を頼らずに自分で社員旅行の手配をして大失敗した」という幹事の話を聞きました(汗)

その幹事はもう会社をやめていたのですが、「伝説のしくじり幹事」として語り草となっていて、毎年幹事を任された人は「こうはなるなよ」という例えで、どんな失敗をしてしまったのか聞かされるようです^^;

旅行会社を頼らずに、個人で全部手続きするとどうなってしまうのか?
この伝説の幹事の話をまじえながら次の章でご紹介したいと思います。

伝説になったしくじり幹事…どんな失敗をしてしまった?

前の章でご紹介した伝説の幹事は、自分の親戚が経営している旅館を宿泊先にしたかったようです。

夕飯や部屋割りに関しては、親戚なのでうまくやりとりができていたようですが、貸しきりバスの手配や観光先での昼食の予約などが大変なことになっていました。
どんなしくじりをしてしまったのか、覚えている限りでご紹介します。

  • 大型バスを予約したのに集合先に現れたバスは、中型バス
  • 全員が乗れないので「これじゃ困るから何とかして」と運転手に言うと「大型バスはもうない」と言われて、仕方なくもう1台中型バスを呼び寄せる。
  • 追加の中型バスが来るまで2時間かかり、みんなはイライラ…。
  • ようやく出発したのはお昼前。
    幹事が昼食に予約していたお店に「遅れる」と連絡するとなぜか「予約は入っていません」と言われる。
  • 結局、無理にお願いしてそのお店に通してもらえるようにするが、急な団体入店だったのでお料理が微妙に…。
    刺身懐石の予定が、おそばとおいなりさんの定食になってしまう。
  • 入店してから同行の取締役がそばアレルギーであることが発覚。
    結局、取締役の昼食はおいなりさんのみ。

…まだまだあった気もしますが、これだけでも充分ですよね。
半日しか過ぎてないのにこれはなかなかです…(汗)

「旅行会社に頼まなかったから」というしくじりが大きいようにもみえますが、実際は

  • 最終確認のおこたり
    (貸しきりバスや昼食の確認)
  • リサーチ不足
    (取締役のアレルギー)

など、基本的なミスが重なって大きなしくじりにつながっていますよね。

やさしい同僚は「仕事しながらがんばって手配してたもんね…」とフォローしていたと聞きますが、

  • 旅行会社に頼っていれば
  • 最終確認やリサーチをおこたっていなければ

どれも防げたミスですよね。

仕事をやりながらすべてを手配すると忙しくなるのは目に見えています。
やっぱり社員旅行は旅行会社にお願いするのが無難ですよね(^^;

社員旅行の幹事のまとめ

社員旅行の幹事を任されたら、まずは

  • 去年の社員旅行の幹事や、過去に幹事を経験したことがある人への情報収集

をするようにしましょう。

社員旅行の段取りを本格的にはじめるときは、紹介したチェックリストを参考にすれば全貌が見えてきますよ(^^)
中でも、

  • 社内アンケート
  • 旅行会社に依頼する

というのはとても重要なことなので、ぜひするようにしてください!

社内アンケートは、参加者の希望や意見を旅行に盛り込むためには欠かせないものです。
参加者みんなが楽しめる旅行にするためにも必ずアンケートをとりましょう!

そして旅行の手配は個人でやらずに旅行会社に依頼するのがベストです。
無理して個人で全部やろうとすると

  • 幹事の負担が大きすぎる
  • 失敗する可能性が高い

ので、参加者全員に迷惑がかかってしまいます。

幹事はやることがたくさんで忙しいですが、参加者から「君が幹事でよかったよ!」と言われるような、いい社員旅行になるといいですね!

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